مقاله‌ام مدت‌هاست Under Review است؛ کی و چطور پیگیری کنم؟ (با نمونه نامه به سردبیر)

وضعیت Under Review یعنی داوری مقاله در جریان است و به‌تنهایی نشان نمی‌دهد که کار عقب افتاده است. برای پیگیری وضعیت مقاله، اول زمان داوری‌ای را که خود مجله اعلام کرده پیدا کنید و مدت انتظارتان را با آن بسنجید. اگر به‌وضوح از آن گذشته‌اید، نویسنده مسئول یک پیام کوتاه و مؤدبانه از داخل سامانه مجله می‌فرستد و شناسه و عنوان مقاله را در آن می‌آورد. در ادامه معیارهای ناشران و راهنماهای نگارش علمی، نمونه ایمیل انگلیسی و ترجمه فارسی آن آمده است.

این راهنما درباره پیگیری مقاله‌ای است که قبلاً فرستاده‌اید. نامه‌ای که هنگام ارسال همراه مقاله می‌رود موضوع دیگری است و در راهنمای کاور لتر مقاله آمده است.

وضعیت Under Review دقیقاً یعنی چه؟

Under Review یعنی از داوران دعوت شده و داوری همتا در جریان است (راهنمای الزویر برای وضعیت‌های Editorial Manager). همین یک وضعیت مراحل زیادی را در بر می‌گیرد: سردبیر باید داورانی پیدا کند که دعوت را بپذیرند، داوران برای بررسی دقیق به وقت کافی نیاز دارند و بعد سردبیر باید گزارش‌ها را بسنجد. پس ممکن است مقاله از بیرون ثابت به نظر برسد، در حالی که کارهای زیادی روی آن انجام می‌شود.

نکته دوم این است که نام وضعیت‌ها در همه مجلات یکی نیست. هر مجله می‌تواند عبارت وضعیت‌ها را تغییر دهد (الزویر) و در خط زمانی داوری Research Square هم رویدادها و وضعیت‌ها را خود مجله تعیین می‌کند (اسپرینگر نیچر)؛ رویدادهایی مانند Editor assigned، Reviewers invited، Reviewers accepted و Reviews received. جدول زیر تعریف‌های پیش‌فرض Editorial Manager را نشان می‌دهد و ستون آخر پیشنهاد ماست.

چرا وضعیت عوض نمی‌شود یا به عقب برمی‌گردد؟

این مرحله‌ها معمولاً به همین ترتیب پیش می‌روند، اما ممکن است مقاله‌ای مرحله‌ای را رد کند یا به مرحله قبل برگردد و این به اقدام‌های سردبیر بستگی دارد (الزویر). برای نمونه، اگر سردبیر بعد از رسیدن گزارش‌ها داور دیگری بخواهد، وضعیت دوباره Under Review می‌شود. به نظر ما از این رفت‌وبرگشت نباید درباره پذیرش یا رد مقاله نتیجه گرفت.

چرا مقاله مدت زیادی در مرحله Under Review می‌ماند؟

طولانی شدن زمان داوری مقاله معمولاً دلیل‌هایی دارد که از بیرون دیده نمی‌شوند. دلیل‌هایی که در منابع آمده است:

• پیدا کردن داور وقت می‌گیرد. در دسترس بودن داوران مهم‌ترین عامل زمان داوری است؛ زمان داوری تا حد زیادی به این بستگی دارد که داوران در دسترس باشند و چقدر وقت بتوانند برای هر داوری بگذارند (الزویر؛ اسپرینگر نیچر).
• مهلت داوری انعطاف دارد. سردبیر هنگام فرستادن مقاله برای داوران معمولاً مهلتی تقریبی تعیین می‌کند، اما این مهلت قابل اجبار نیست (لووی، ۲۰۲۱، فصل ۲۱)، چون بیشتر داوران داوطلب و بدون دستمزدند و سردبیر ابزار چندانی برای وادار کردن آن‌ها به رعایت مهلت ندارد. از داوران خواسته می‌شود گزارش را زود بفرستند، اما کمتر چنین می‌کنند؛ پیگیری مدام داوران کار اصلی هر سردبیر مجله است (بلچر، ۲۰۱۹).
• گزارش‌های ناهمسو داور تازه می‌خواهند. وقتی نظر داوران با هم فرق زیادی دارد، سردبیر ممکن است از داور دیگری هم نظر بخواهد (الزویر؛ لووی، ۲۰۲۱؛ بلچر، ۲۰۱۹).

از بیرون نمی‌توانید بفهمید کدام‌یک از این دلیل‌ها درباره مقاله شما صدق می‌کند. ممکن است مشکلی اداری هم پیش آمده باشد. یک پیام پیگیری مؤدبانه می‌تواند چنین مشکلی را آشکار کند، سردبیر را به اقدام وادارد یا روشن کند مقاله در کدام مرحله است (لووی، ۲۰۲۱).

مجله خودش چه زمانی برای داوری اعلام کرده است؟

مبنای اصلی مقایسه، عددی است که مجله خودتان اعلام کرده؛ نه عدد یک مجله دیگر و نه میانگینی کلی. این چند منبع جای این عدد را نشان می‌دهند:

• مجله‌های الزویر: در صفحه اصلی مجله‌هایی که در برنامه Journal Insights هستند بخشی با همین نام هست و پیوند Review Time در آن، میانگین تعداد هفته‌ها تا تصمیم اول و تصمیم نهایی را در چند سال اخیر نشان می‌دهد. اگر داخل سامانه هستید، گزینه Journal Overview شما را به صفحه مجله می‌برد. البته همه مجله‌ها هنوز این داده را ندارند (راهنمای الزویر درباره زمان تصمیم سردبیر).
• مجله‌های اسپرینگر نیچر: زمان مشخصی برای انتشار نمی‌توان تعیین کرد؛ داوری یک مقاله پژوهشی کامل معمولاً از ۳ تا ۶ ماه طول می‌کشد (اسپرینگر نیچر). اطلاعات سرعت هر مجله، اگر موجود باشد، در صفحه همان مجله در Springer Nature Link آمده است.
• راهنمای APA: زمان داوری به طول و پیچیدگی مقاله و تعداد داوران بستگی دارد و به‌طور کلی حدود ۲ تا ۳ ماه است (APA، ۲۰۲۰، بخش ۱۲.۷)؛ این عدد راهنمای APA است، نه قاعده همه مجله‌ها.
• لووی (۲۰۲۱): دوره داوری از حدود ۶ هفته، که فقط مجله‌های بسیار سریع به آن می‌رسند، تا ۵ ماه متغیر است.

این عددها را با هم جمع نزنید و از آن‌ها «زمان استاندارد» نسازید؛ هر کدام مربوط به یک ناشر یا یک راهنمای جداست. راهنمای نویسندگان مجله و ایمیل‌هایی را که از مجله گرفته‌اید هم بخوانید. پیشنهاد ما این است که تاریخ ارسال و تاریخ هر تغییر وضعیت را برای خودتان یادداشت کنید تا هنگام پیگیری عدد دقیق داشته باشید.

چه زمانی پیگیری وضعیت مقاله منطقی است؟

منابع معتبر سه معیار جداگانه به دست می‌دهند. هیچ‌کدام قانون همه مجلات نیست و هیچ‌کدام به این معنا نیست که مجله تا زمان مشخصی پاسخ می‌دهد:

• الزویر: اگر به‌طور محسوسی بیشتر از میانگین زمان داوری مجله منتظر مانده‌اید، می‌توانید با سردبیر تماس بگیرید. شرطش این است که نویسنده مسئول (Corresponding Author) باشید. الزویر برای «محسوس» عددی تعیین نکرده است.
• لووی: اگر حدود ۴ هفته بعد از مهلت اعلام‌شده داوری خبری نشد، فرستادن یک پیام پرسش مؤدبانه پذیرفتنی است. برای مرحله‌های اول، یعنی بررسی تناسب موضوع و قالب مقاله، این کار نباید بیش از یک ماه طول بکشد و اگر تا آن زمان خبری نشد، تماس با دفتر مجله پذیرفتنی است، چون ممکن است اشکالی پیش آمده باشد.
• APA: اگر بعد از بیش از ۳ ماه هیچ خبری درباره تصمیم نرسیده، تماس با سردبیر مناسب است.

در عین حال، از نویسندگان معمولاً انتظار نمی‌رود بعد از ارسال مدام مکاتبه کنند و دفتر مجله دوست ندارد بلافاصله بعد از ارسال از نویسنده بی‌حوصله خبری بشنود (لووی، ۲۰۲۱). جمع‌بندی ما این است: اول عدد خود مجله را پیدا کنید. اگر انتظارتان به‌وضوح از آن گذشته، یک پیام بفرستید. اگر مجله دستور دیگری داده، دستور مجله مقدم است.

از چه راهی با سردبیر یا دفتر مجله تماس بگیریم؟

راه درست، مسیری است که خود مجله برای مکاتبه تعیین کرده است:

• Editorial Manager (بیشتر مجله‌های الزویر): نویسنده مسئول وارد سامانه همان مجله می‌شود، مقاله را در منوی نویسنده پیدا می‌کند و از ستون Action گزینه Send E-mail را می‌زند (راهنمای ارسال ایمیل الزویر). بعد قالب مناسب را انتخاب می‌کند، متن را با Customize Letter تنظیم می‌کند و با Preview and Send می‌فرستد. این پیام در سابقه مکاتبات رسمی مقاله ثبت می‌شود. اطلاعات شناسایی موجود در قالب را تغییر ندهید. اگر این گزینه برای مجله‌ای فعال نیست، از گزینه Chat with us پشتیبانی الزویر کمک بگیرید و عنوان مجله و مشخصات مقاله را بدهید.
• مجله‌های اسپرینگر نیچر: برای پرسش‌های دوره ارسال با دفتر سردبیری مجله (Journal Editorial Office) یا مسئول مشخص‌شده تماس بگیرید (پرسش و پاسخ اسپرینگر نیچر). نشانی آن‌ها در صفحه «Find publishing contacts for Springer Nature journals» هست. وضعیت را هم می‌توانید در بخش Your research پروفایل اسپرینگر نیچر ببینید. Research Square جدا از دفتر مجله کار می‌کند و نمی‌تواند در ارسال شما تغییری بدهد یا اطلاعاتی بیش از خط زمانی داوری ارائه کند (راهنمای Research Square).

چه کسی بنویسد؟ مکاتبه‌های میانی را خطاب به همان سردبیری بنویسید که با او در ارتباط بوده‌اید (APA، ۲۰۲۰). قاعده سخت‌گیرانه‌تر این است که مکاتبه همیشه میان سردبیر یا سردبیر مسئول مقاله و نویسنده مسئول باشد و همه چیز، از جمله پرسش‌ها و شکایت‌ها، از دفتر مجله بگذرد؛ زیر پا گذاشتن آن به رد فوری مقاله می‌انجامد (لووی، ۲۰۲۱). پس با داوران یا اعضای هیئت تحریریه به‌طور شخصی تماس نگیرید.

در ایمیل پیگیری چه اطلاعاتی بنویسیم؟

نامه به سردبیر برای پیگیری مقاله باید بدون جست‌وجوی اضافه نشان دهد درباره کدام مقاله است. در همه مکاتبه‌های دوره انتشار، عنوان کامل مقاله، نام نویسندگان و شماره مقاله را بیاورید (APA، ۲۰۲۰، بخش ۱۲.۱۲). شماره‌ای که مجله هنگام ثبت به مقاله می‌دهد، برچسب شناسایی آن در ادامه کار است (لووی، ۲۰۲۱). پیشنهاد ما برای یک پیام کامل این است:

• شناسه مقاله (Manuscript ID) در موضوع ایمیل و در متن؛
• عنوان کامل مقاله، نام نویسندگان و نام مجله؛
• تاریخ ارسال، وضعیت فعلی و اینکه از چه تاریخی در این وضعیت مانده است؛
• عددی که مقایسه را بر پایه آن انجام داده‌اید، مثلاً میانگین Review Time در صفحه مجله؛
• یک پرسش روشن: داوری در چه مرحله‌ای است و آیا اطلاعات دیگری از شما لازم است؛
• قدردانی کوتاه از وقت سردبیر و داوران.

زبان پیام هم مهم است. اگر انگلیسی نامه یا ایمیلی که همراه مقاله می‌رود ضعیف باشد، ممکن است سردبیر گمان کند انگلیسی مقاله هم ضعیف است (والورک، ۲۰۱۱، بخش ۲۰.۱۸). به نظر ما همین منطق درباره ایمیل پیگیری هم صادق است: کوتاه، درست و بی‌اغراق بنویسید.

اگر مهلت واقعی و مشخصی دارید، مثلاً تاریخ دفاع، به نظر ما می‌توانید آن را در یک جمله کوتاه به‌عنوان توضیح بیاورید، نه به‌عنوان درخواست. مجله تعهدی به آن ندارد و نباید پیام را به فشار تبدیل کنید.

نمونه ایمیل انگلیسی پیگیری مقاله برای سردبیر

این نمونه نامه انگلیسی به سردبیر مجله برای پیگیری مقاله را خودمان نوشته‌ایم. جای کروشه‌ها را پر کنید و اگر نام سردبیر را نمی‌دانید، به‌جای Dear Dr [Surname] بنویسید Dear Editor.

Subject: Status enquiry – Manuscript [ID], "[Short title]"

Dear Dr [Editor's surname],

I am writing about our manuscript entitled "[Full title]" (Manuscript ID: [ID]),
by [author names], which was submitted to [journal name] on [date].

According to the submission system, the manuscript has been "Under Review" since
[date]. As this is longer than the review time indicated for the journal
([for example, the average shown on the journal homepage]), I would be grateful
if you could let me know how the review is progressing and whether any further
information is needed from us.

We understand that peer review depends on the availability of reviewers, and we
appreciate the time that you and the reviewers are giving to our work.

Thank you for your attention.

Yours sincerely,
[Full name]
Corresponding author
[Affiliation]
[Email address]

جمله اختیاری، فقط اگر مهلت واقعی دارید (پیش از Thank you for your attention بیاورید):

For context, my doctoral defence is scheduled for [month year]; any indication of
the expected timeline would help us plan.

ترجمه فارسی نمونه ایمیل

ترجمه برای فهم دقیق متن است. برای مجله انگلیسی‌زبان، نسخه انگلیسی را بفرستید.

موضوع: پرسش درباره وضعیت مقاله – شناسه [شناسه]، «[عنوان کوتاه]»

دکتر [نام خانوادگی سردبیر] گرامی،

درباره مقاله‌مان با عنوان «[عنوان کامل]» (شناسه مقاله: [شناسه])، نوشته [نام نویسندگان]، می‌نویسم که در تاریخ [تاریخ] به مجله [نام مجله] ارسال شده است.

بر اساس سامانه ارسال، وضعیت مقاله از [تاریخ] «Under Review» است. از آنجا که این مدت از زمان داوری اعلام‌شده برای مجله ([برای مثال، میانگینی که در صفحه اصلی مجله آمده است]) بیشتر شده، سپاسگزار می‌شوم اگر اطلاع دهید داوری چگونه پیش می‌رود و آیا اطلاعات دیگری از ما لازم است.

می‌دانیم که داوری همتا به در دسترس بودن داوران بستگی دارد و از وقتی که شما و داوران برای کار ما می‌گذارید قدردانی می‌کنیم.

از توجه شما سپاسگزارم.

با احترام،
[نام کامل]
نویسنده مسئول
[وابستگی سازمانی]
[نشانی ایمیل]

ترجمه جمله اختیاری:

برای اطلاع، جلسه دفاع دکتری من در [ماه سال] برگزار می‌شود؛ هر نشانه‌ای از زمان‌بندی مورد انتظار به ما در برنامه‌ریزی کمک می‌کند.

اشتباه‌های رایج در پیگیری مقاله

• پیگیری در همان هفته‌های اول. دفتر مجله دوست ندارد بلافاصله بعد از ارسال از نویسنده بی‌حوصله خبری بشنود (لووی، ۲۰۲۱).
• پیام‌های پشت‌سرهم یا هم‌زمان به چند نشانی. به نظر ما یک پیام در مسیر رسمی کافی است. چند پیام هم‌زمان کار دفتر مجله را بیشتر می‌کند و پاسخ را زودتر نمی‌کند.
• لحن طلبکارانه یا تهدیدآمیز. حتی در نامه خروج مقاله هم مؤدب بمانید (لووی، ۲۰۲۱).
• تماس شخصی با داوران یا اعضای هیئت تحریریه. همه مکاتبه‌ها از دفتر مجله و با نویسنده مسئول انجام می‌شود (لووی، ۲۰۲۱).
• نتیجه گرفتن از تغییر وضعیت. وضعیت ممکن است به مرحله قبل برگردد (الزویر)؛ این به‌تنهایی خبر خوب یا بد نیست.
• فرستادن هم‌زمان مقاله به مجله دیگر. یک مقاله را در هر زمان فقط به یک مجله می‌فرستید (بلچر، ۲۰۱۹؛ لووی، ۲۰۲۱)؛ APA همین را برای علوم اجتماعی صریحاً بیان می‌کند (APA، ۲۰۲۰، بخش ۱۲.۳).
• پیام بدون شناسه و عنوان. بدون این اطلاعات، دفتر مجله باید اول مقاله شما را پیدا کند.

اگر مجله پاسخ نداد چه کنیم؟

منابعی که بررسی کردیم برای پیام دوم یا سوم زمان‌بندی ثابتی تعیین نمی‌کنند و ما هم عددی نمی‌سازیم. این چند قدم پشتوانه دارند:

• مجله‌های الزویر: اگر تیم سردبیری ظرف چند روز به پیامی که از سامانه فرستاده‌اید پاسخ نداد، از گزینه Chat with us پشتیبانی الزویر کمک بگیرید (راهنمای الزویر).
• مجله‌های اسپرینگر نیچر: از نشانی‌های صفحه «Find publishing contacts for Springer Nature journals» با دفتر سردبیری مجله تماس بگیرید.
• پیش از هر پیام دوم: پوشه هرزنامه و بخش مکاتبات مقاله در سامانه را بررسی کنید. شاید پاسخ رسیده باشد. این پیشنهاد ماست.

پیام دوم کوتاه

اگر پیام دوم لازم شد، آن را در ادامه همان رشته پیام یا از همان مسیر رسمی بفرستید. این متن را هم خودمان نوشته‌ایم:

Subject: Follow-up: Status enquiry – Manuscript [ID]

Dear Dr [Editor's surname],

I am following up on my message of [date] regarding manuscript [ID],
"[Short title]". I would be grateful for any update on its status when
convenient.

Thank you for your help.

Yours sincerely,
[Full name]
Corresponding author

موضوع: پیگیری: پرسش درباره وضعیت مقاله – شناسه [شناسه]

دکتر [نام خانوادگی سردبیر] گرامی،

در ادامه پیام [تاریخ] درباره مقاله [شناسه] با عنوان «[عنوان کوتاه]» می‌نویسم. هر زمان که برایتان مقدور بود، از هر خبری درباره وضعیت آن سپاسگزار می‌شوم.

از کمک شما متشکرم.

با احترام،
[نام کامل]
نویسنده مسئول

خروج مقاله (Withdraw) و ارسال به مجله دیگر

اگر بعد از چند بار تلاش پاسخی نگرفتید، بدانید که تا وقتی فرم انتقال حق نشر (Copyright Transfer) را امضا نکرده‌اید، مقاله متعلق به نویسندگان است و می‌توانید آن را از مجله خارج کنید. در این صورت مجله حق انتشار آن را ندارد. درخواست خروج باید کتبی باشد و حتی در این مرحله هم بهتر است مؤدب بمانید (لووی، ۲۰۲۱). لووی آوردن دلیل را لازم نمی‌داند، اما مسیر فعلی الزویر از شما می‌خواهد در نامه درخواست خروج دلیلتان را هم توضیح دهید. دستور مجله خودتان را دنبال کنید.

• مجله‌های الزویر: بعد از شروع رسیدگی، با Send Email از مجله می‌خواهید مقاله را Withdraw کند (راهنمای خروج مقاله در Editorial Manager). سابقه مقاله در سامانه می‌ماند و تا مدتی، اگر درخواست کنید، دفتر مجله می‌تواند آن را دوباره فعال کند.
• مجله‌های اسپرینگر نیچر: برای خروج مقاله‌ای که ارسالش کامل شده، با دفتر سردبیری مجله تماس بگیرید (پرسش و پاسخ اسپرینگر نیچر).

خروج تصمیم مهمی است. به نظر ما پیش از آن با همه نویسندگان هماهنگ کنید و تا تأیید خروج را از مجله نگرفته‌اید، مقاله را جای دیگری نفرستید. پیش از فرستادن مقاله به مجله دیگر باید منتظر تصمیم مجله فعلی بمانید (بلچر، ۲۰۱۹).

بعد از پیگیری: قدم بعدی شما

• اگر پاسخ مجله درخواست اصلاح (Revise) بود، صفحه ریوایز مقاله و پاسخ به داوران را ببینید.
• اگر مقاله را خارج کردید یا رد شد و می‌خواهید آن را برای مجله دیگری آماده کنید، در خدمت سابمیت مقاله شریف پیپر مشخصات مقاله را در فرم سفارش ثبت می‌کنید و هزینه پس از بررسی کارشناسان اعلام می‌شود. خدمات جانبی مانند نگارش کاورلتر و تنظیم فایل‌های سابمیت هم در همان صفحه معرفی شده است.